• CEO Club

TOPLANTINIZI OLUŞTURURKEN DİKKAT ETMENİZ GEREKENLER

Toplantılar sıkıcı, gereksiz ve çok uzun olmak zorunda değildir. Bunların hepsini değiştirebilir, toplantıları doğru yönetmesini öğrenebilirsiniz.


Toplantıya çağırma nedeniniz amacınızla bağlantılıdır. Örneğin; Bir problemi çözmek mi istiyorsunuz? Bir karar mı almak? Bir konu hakkında bir gurubu mu bilgilendirmek? Bir projenin durumunu mu kontrol etmek?


Başka hiçbir şeye kalkışmadan önce toplantıyla nereye varmak istediğinizi belirleyin. Ne yapmak istediğinize karar verin. Sonra kimlerin yardımına ihtiyacınız olduğunu belirleyin. ‘Ne’ ve ‘Kim’ sorularını bir kez cevapladıktan sonra gerisi(nerede ve ne zaman) kolay gelir.

Belki düzenli haftalık toplantı uygulamalarınız zaten vardır. Çoğu ekip gurubun o hafta yapacağı işleri belirlemek için pazartesi günleri toplanır; diğerleri o hafta yapılan faaliyetleri, kaydedilen ilerlemeyi ve sorunları gözden geçirmek üzere cuma günleri toplanır.



________________________________________________________

Toplantının tanımı; 1, iş yapmak amacıyla bir araya gelme eylemi ya da süreci. 2, İnsanların güven oluşturmak amacıyla bir araya gelmesi.

________________________________________________________


Toplantı çağrısını ancak iyi bir nedeniniz varsa yapın. Örneğin;

  • Enformasyon vermek ya da herhangi bir konuda tavsiyelerde bulunmak için gurubun bir araya gelmesi gerekiyorsa,

  • Bir kararın alınmasına yada herhangi bir sorunun çözümüne ekibin katılmasını istiyorsanız,

  • Bire bir görüşmeyle halledilmesi mümkün olmayan bir sorunu aydınlığa kavuşturmak gerekiyorsa,

  • Bir enformasyonu, bir başarıyı ya da bir endişenizi gurubun tamamıyla paylaşmak ya da herkesi belli bir durumdan haberdar etmek istiyorsanız,

  • Farklı bakış açıları ya da gündemleri farklı olan gurupların üyelerinin katkısına ihtiyaç gösteren bir sorunla uğraşıyorsanız,

  • Bir sorun, mesele ya da alan konusundaki sorumlulukların netliğe kavuşması gerektiğini düşünüyorsanız,

  • Gurubun bir toplantıya şiddetle ihtiyacı olduğunu keşfettiyseniz.

Ama eğer aşağıdaki durumlar söz konusuysa toplantı çağrısı yapmayın:

  • Konu bire bir görüşmeyle ele alınması gereken bir personel meselesiyle ilgiliyse,

  • Hazırlık yapamaya zamanınız yoksa,

  • Başka bir iletişim yöntemi (ör: not, e-posta iletisi, ya da telefon görüşmesi) yeterliyse,

  • Mesele zaten karara bağlanmışsa,

  • Konu herkesin zamanını almaya değecek kadar önemli değilse,

  • Gurubun, söz konusu meseleyi ele almadan önce bir miktar zamana ihtiyaç duyacak kadar kafası karışıksa .


Toplantıya kaç kişi çağırılmalı?


Diyelim bir toplantıya ihtiyaç olduğuna karar verdiniz. Çağıracağınız insanların kimler olacağı üzerinde düşünmeden önce çağırılacak insanların sayısına karar verin.

Bunu yaparken aşağıdaki 8-18-1800 kuralını anımsayın:

  • Eğer bir sorunu çözmeniz ya da karar almanız gerekiyorsa, toplantıya çağıracağınız kişi sayısı sekizden çok olmasın. Sekizden fazla insanın bir odada bir araya gelmesinin yaratacağı sorunlar, her zaman çözeceği sorundan daha fazladır.

  • Eğer beyin fırtınası yapmak istiyorsanız kişi sayınız 18'e çıkabilir ama bu kadar insanın şu ya da bu konuda mutabık kalmasını beklememelisiniz.

  • Eğer bilgilendirme yapmak istiyorsanız not gönderin. Ama bir dakika siz toplantı yapılması gerektiğine zaten karar vermiştiniz; öyle değil mi? Eğer bir araya getirmeyi düşündüğünüz insanları en yeni ürün konusunda tutuşturup, coşturmak istiyorsanız kişi sayısını ne kadar fazla tutarsanız o kadar iyi olur. O durumlarda 1800 ya da daha fazla insan çağırmayı hedefleyin.


Toplantıya kimler çağırılmalı?


Kolay! 8-18-1800 kuralının sınırları çerçevesinde konuyla doğrudan ilgili herkes.

Bu zaman zaman birtakım zor tercihlerde bulunmak zorunda kalacağınız anlamına gelir. Eh, siz de zaten bunun için yönetici oldunuz. Kural kuraldır. Bu kuralları ihlal ederseniz başınız derde girer. Karar almaya çalışan 30 kişilik bir gurubun yaşadığı sıkıntıları gözlemlersiniz. O toplantının çağırısınız siz yaptığınız içinde kimse size müteşekkir kalmayacaktır.


0 görüntüleme

Genç Profesyonellere Destek Verenler 

Sosyal Medya Hesaplarımız.

  • Instagram Social Icon
  • Facebook Social Icon
  • Twitter Social Icon